Tutoriel formaGest

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Tutoriel formaGest

Message par Admin le Mer 11 Avr - 18:52

FormaGest 1.5x


Outil pour piloter les formations
Destiné aux organismes de formation et aux entreprises formant leurs clients sur l'utilisation de leurs produits


Voici les commandes figurant au menu principal :
- Clients
- (O.C.) Organismes collecteurs et payeurs
- Formateurs
- Formations
- Gestion et Suivi
également Activer et Quitter.

Votre travail pour cette 1ère approche consistera à établir et transmettre à un client une convention de formation à partir d'un minimum de saisies

Nous vous invitons à imprimer ce tutoriel puis à suivre les étapes dans l'ordre indiqué.

Les étapes

Au 1er lancement de FormaGest, Veuillez fournir les éléments obligatoires concernant votre entreprise.

A) Premières saisies (Client, Formateur, formation) à partir du Menu


1 Commande Clients
Clic sur Nouveau client
* Onglet "Client et contact" : Saisir au minimum le nom de votre client, un code client, son adresse
* Onglet "Collaborateurs" : Saisir au moins un nom de collaborateur sans oublier de sélectionner son statut  (salarié, demandeurs d'emploi …)
Valider puis Fermer

2 Commande O.C. et payeurs
Sera vu plus en fin de chapitre B §1 Commande Clients)

3 Commande Formateurs
Sélectionner la commande "Formateurs individuels", saisir le nom d'un formateur, indiquer son statut.
Valider puis Fermer
La commande "Organismes de formation" concerne les centres de formations auxquels vous faites appel.

4 Commande Formations
Clic sur Nouveau thème
* Onglet "Thème et sessions" :
- Choisir "Par jour et par stagiaire" par exemple comme mode de facturation de la formation.
- Saisir dans l'écran "Thème et Session"  le thème (nom de la formation), un code thème, l'année de formation, le nombre de jours et d'heures, le tarif. lié au mode de facturation.
- Dans l'encadré des sessions, Indiquer la date (ou les dates) de la session, (postérieure/s à la date du jour).
Vous indiquez les nombres min et max de stagiaires, puis en cliquant sur les flèches affectez le formateur, saisissez les horaires, définissez le lieu de formation.
* Onglet "Programme"
Taper un programme dans l'encadré "Programme", ou si vous en disposez effectuez un copier/coller
En fin de document, vous trouverez un exemple de programme à copier/coller.
Valider puis Fermer

Point intermédiaire :
La base comporte au minimum les données suivantes:
Votre raison sociale,1 client avec collaborateur/s
1 formation d'au moins1 jour avec date et lieu de session, son mode de facturation, et le programme.

B) Bâtir la convention, la transmettre, Envoyer les convocations  


1 Commande Clients
- Clic sur "Convention", vous parvenez sur Convention1/2
3 dates seront à saisir. Pour l'exercice, double cliquer dans ces 3 champs pour obtenir la date du jour.
- Clic sur "Sélection", voici Convention 2/2 avec les adresses client et payeur et le lieu de la formation.
Dirigez vous vers l'encadré  "Thème de la formation, participants et coûts unitaires HT"
En sélectionnant au moyen des listes déroulantes thème et participant/s, vous faites apparaître les coûts à facturer et les heures de présence (modifiables si nécessaire).
Ces quelques éléments sont le minimum pour bâtir, transmettre une convention  et envoyer les convocations :
Sur cet écran
- Clic sur "Convocation" dans le cadre "Imprimer", Double Clic sur la date de convocation (pour indiquer la date du jour), clic sur "Editer" et activer au choix les commandes disponibles.
- Revenir sur Convention 2/2
- Pour avoir un aperçu de cette convention, Clic sur "Cond. facturation" puis sur "Imprimer" dans l'écran suivant.
(Toutes les conventions avec articles et paragraphes complétés sont éditées sur 2 pages, le programme est toujours imprimé à part)
Si vous souhaitez visualiser la facture correspondante, clic sur "Facturer" et laissez vous guider.

Retour sur "2 Commande OC et payeurs" : Si le payeur est un OPCA ou un service de l'entreprise (nom différent), vous saisirez sa dénomination et/ou coordonnées dans cet écran ou directement à partir de cette commande. Vous indiquerez dans le 1er cas que le payeur est : "Organisme collecteur", dans le 2ème : "Entreprise".


Pour aller plus loin concernant :


Les clients
A partir de la Liste des clients (Clients 1/2) :
- Les demandes de formations clients sont accessibles par clic sur la flèche concernée.
- 2 possibilités de recherche Client :
* OK gauche : Par son nom, le code client, le nom du contact
* OK droit : Taper le nom d'un collaborateur, clic sur Afficher Tout, Double clic dans le résultat
(Dans les 2 cas quelques caractères suffisent)
A partir de Clients 2/2 :
Onglet "Client et contact" : Vous pouvez consulter, modifier, ajouter, supprimer des conventions, des demandes de formation et des devis à partir des commandes en bas d'écran.

Les formations
Liste des thèmes :
- Les programme des formations Avec prix ou Sans Prix peuvent être consultés sur cet écran.
Thème et sessions :
- Dbl ! situé à proximité d'un champ vous invite à double cliquer dans ce champ pour recueillir des informations ou pour vous constituer des phrases types utilisables par copier/coller dans les conventions.

Les conventions :
- Convention 1/2 :
Sur cet écran le 1er jour de formation est suivi d'un code constitué de la façon suivante : (3 derniers caractères du code session + le mode de facturation * + la durée en jours)
Explication:
Vous pouvez avoir des thèmes de formation identiques mais qui diffèrent par la durée et/ou par le mode de facturation. Le thème des formations à facturer sera le même mais la distinction se fera au niveau du code qui apparaitra dans cet écran.
* : Mode de facturation : JS: par jour/par stagiaire, J: par jour, S: par stagiaire, F: forfait

- Convention 2/2 :
* Frais complémentaires :
4 types de frais complémentaires, indépendants du mode de facturation de la formation peuvent être saisis avec leurs libellés, prix unitaires et unité de facturation. Une pop-up activée par la commande d'équivalence recueille automatiquement les éléments constitutifs des frais et de la session et calcule leur montant. Ceux-ci sont reportés dans les champs concernés du formulaire Convention 2/2 et apparaitront sur la convention et la facture.
Exemples de frais complémentaires facturables selon l'un ou l'autre des modes de facturation :
Repas par jour/par stagiaire, Frais de déplacent formateur au forfait, Rapport personnalisé par stagiaire, location de salle par jour etc.
* Frais annexes :
Ces frais, afférant à chaque participants, s'ils existent, figureront sur ces documents en tant que "Frais annexes", à expliciter dans la convention.


La commande "Disponibilités" (Ecran liste des thèmes) :
Clic sur "Disponibilités" :
Cas général : Disponibilités des formations payantes
Présentation en tableau des formations avec classement par couleur des sessions selon le nombre d'inscrits (Blanc, jaune, vert, rouge soit : pas d'inscrits, pas assez, OK, trop d'inscrits).
Il est possible de sélectionner pour l'année en cours par défaut les sessions A venir, En cours, Terminées.
Par clics sur les différentes flèches vous accédez à des informations sur les participants, les montants attendus et facturés ainsi qu'aux aux conventions liées à un thème donné.
Autre cas : Disponibilités des formations non payantes accessible par le bouton "Autres formations" en bas d'écran à gauche.
Cette possibilité est utilisée par des entreprises et industries manufacturières souhaitant former leurs clients sur leurs propres fabrications.

La commande "Vue synthétique" (Ecran liste des thèmes) :
Clic sur "Vue synthétique"
Présentation en tableau des conventions pour l'année en cours avec jalonnement par les dates de contact de transmission, d'acceptation de convocations et de factures.


Ce tutoriel est adapté à la dernière version de FormaGest (V1.5)
Des tutoriels animés réalisés à partir d'une version antérieure sont disponibles sur le site http://www.e-attsoft.com/formagestp.htm

A votre disposition sur Skype pour vous guider dans vos premiers pas, voire les autres …


e-attsoft@neuf.fr Novembrre 2017
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