Tutoriel FormaVeille

FormaVeille

Un outil pour le pilotage des formations dans l’entreprise

Au 1er lancement de FormaVeille, l’utilisateur est invité à fournir la raison sociale et l’adresse de son entreprise.
Voici les commandes figurant au menu principal de l’application :
- Paramètres
- Composition de l’entreprise
- Formateurs et formations
- Gestion et suivi
- Quitter

1 Commande Paramètres

8 formulaires généraux sont accessibles (l’entreprise, ses services, le niveau des agents, les contrats de travail, les natures, thèmes et lieux de formation, formateurs internes).
Lorsqu’ils sont tous ouverts, les saisies peuvent se faire sur l’un ou l’autre des formulaires et leur fermeture est simultanée.
Les éléments pré saisis, modifiables, sont à adapter à votre situation.

2 Commande Composition de l’entreprise

Il faut valider ligne par ligne après la saisie des éléments concernant les agents (civilité, prénom, nom, matricule, date et lieu de naissance, date d’entrée dans l'entreprise, niveau, contrat, service d’appartenance).
Une commande par flèche donne accès à la consultation des formations suivies et vous pouvez consigner par écrit des entretiens individuels avec les agents (commande Entretiens).

3 Commande Formateurs et Formations

Elle permet la saisie des organismes de formation, des thèmes et sessions, et l’affectation des agents aux formations.

   *31 Ecran Liste des organismes
    Après validation des saisies des organismes de formation, une flèche fait accéder aux thèmes de formation de chaque organisme.

   *32 Ecran Liste et saisie des Thèmes de formation
    Une formation pour une année donnée est caractérisée par un nom de thème, un nom de session et une durée,
    Ces sessions (même thème, même durée) peuvent avoir lieu à des dates différents et comporter des coûts pédagogiques différents.
   Pour saisir les sessions d’un thème cliquer sur la flèche sous « Compléter »

   *33 Ecran Liste et saisie des sessions
    Le code session est généré automatiquement (par exemple 18-3-27, 18 : année de la formation, 3 : n° incrémenté de l'organisme de formation, 27 : n° incrémenté de la session)
    Saisir les dates de début et de fin de session, les coûts pédagogiques, le cas échéant d’autres frais non individualisés (hors frais de déplacements et/ou d’hôtellerie, restauration, cf. 34).
Le coût pédagogique à saisir est le montant total facturé (ou prévu) pour la session.
« Sur Place » et « Intra » sont cochés par défaut. Si une formation ne se passe pas sur place, le lieu peut être saisi par double clic sur le champ. Au cas où cette information vous manque, appuyez sur la barre d’espace pour inscrire NR (Non renseigné).

Par défaut, une session de formation est confirmée (case décochée).
Interprétation proposée : ce qui est réalisé, certain ou quasi est "Confirmé", ce qui est envisageable ou souhaitable est "Prévu".
Vous serez informé en permanence de l'avancement d'une formation (Terminée, En cours ou Débute dans n jours).

Indiquez le nombre de participants dans le champ "Nombre", valeur qui pourra être ajustée selon le nombre exact de participants à désigner.
Pour saisir les participants à une session cliquez sur la flèche sous « Participants »
Les participants désignés, modifiez si nécessaire le champ "Nombre" selon les informations fournies par FormaVeille

Si en fin de formation vous remettez aux stagiaires un questionnaire de synthèse (la case Questionnaire doit être cochée), vous pouvez en suivre les retours par l’écran des participants (cf. 34) et dans Gestion et Suivi (cf. 4)
Le nombre de jours restants avant envoi du questionnaire vous est précisé en continu.

Si la session donne lieu à un contrôle des connaissances ou à un test d'aptitude, Test (décoché par défaut) doit être coché.

Vous pouvez programmer une alerte à l’ouverture de l’application vous précisant les formations à renouveler dans les  6 mois et jusqu’à 10 ans.
Certains éléments (horaires, lieu du stage, ..) pourront être consignés dans un formulaire en commentaires libres.
Valider ligne par ligne
Une session peut être supprimée lorsqu’elle ne comporte plus aucun participant.

  *34 Ecran Session en cours
Les caractéristiques de la session sont rappelées en haut d’écran. Vous sélectionnez les participants au moyen de la liste déroulante.
    Si vous laissez vide le champ heures, la validation indiquera automatiquement la durée de la session qui pourra être corrigé le cas échéant par le nombre d’heures    réellement effectuées par le stagiaire
    Ce formulaire reçoit les frais de déplacements et d’hôtellerie/restauration des stagiaires
    Vous pouvez ajouter un agent absent de la liste : inscrivez seulement son nom et laissez vous guider…
    Un participant peut être supprimé d’une session, l’agent n’est pas supprimé, seule sa participation l’est.
    Si une formation est terminée et seulement dans ce cas, une case à cocher vous permettra de pointer le retour des questionnaires.

4 Ecran Gestion et Suivi

L’utilisateur dispose de restitutions imprimables destinées à faciliter le pilotage des actions de formations.
Les coûts pédagogiques, autres dépenses et les participations à déduire sont ventilés au prorata du nombre de participants, les frais de déplacement, hôtellerie et restauration sont affectés à chaque participant.
- Historique des formations suivies.
- Recherches multicritères.
- Alertes formations renouvelables.
- Info sur l'état des formations (Terminées, En cours, Débutent dans n jours).
- Formations en volume, valeur et % selon regroupements et périodes au choix..
- Contrôle de connaissance ou d’aptitude.
- Attestations de formation.
- Entretiens individuels,.
- Questionnaires de fin de formation.
- Statistiques sur la parité femmes hommes.
- Effectif salarié par tranches d'âge.
- Suivi des présences.